¿Cómo elaborar planes de contingencia en logística?

Son muchas las personas que han tenido que enfrentar situaciones no esperadas o no planificadas en sus empresas. Ante las dificultades que se representan en ellas, la respuesta es el conocido “plan B” o también llamado plan de contingencia. Sin embargo, en otras ocasiones, ante la falta de un plan, se ha tenido que crear uno de manera inmediata.

La necesidad de establecer un plan de contingencia de manera repentina es una situación normal que se da en muchas empresas. Elaborar el plan dependerá del nivel de madurez de la empresa, la cantidad de recursos y de tiempo que se tenga para hacerlo. Todos estos condicionamientos se traducen en que los empresarios deben ser muy selectivos al momento de decidir por dónde y cuándo empezar su desarrollo.

¿Qué es una contingencia?

Una contingencia es cualquier evento que altera el flujo normal de la cadena o cadenas de abastecimiento y/o suministro. Se habla de evento porque este puede significar un corte repentino del abastecimiento, proceso de transporte o un incremento o reducción desmedido de la demanda de movilización del producto. Por ejemplo, el tener un incremento en la demanda, es decir un pedido grande, puede interpretarse como un problema que, si bien a muchos les gustaría tener, debe considerar que se trata de una contingencia.

Es importante resaltar que, si bien hay riesgos que se pueden evitar y otros que no, lo que sí es posible hacer es que el tiempo que le tome a una empresa recuperarse de la contingencia sea el menor posible. A esta capacidad de recuperación se le puede denominar resiliencia. Así, es posible decir que una empresa con mayor resiliencia es aquella que en un evento no planificado puede regresar a su estado original en el menor tiempo posible.

Por otro lado, al hablar de un indicador que resuma la gestión de la cadena de suministros se puede hablar de la “Confiabilidad de la Cadena de Suministros”. Este indicador mide que tanto se puede controlar la variabilidad en contra de la empresa de los costos, tiempos de entrega y calidad de los productos y servicios a lo largo de toda la cadena de suministro. En realidad, se debería hablar más en las empresas sobre Supply Chain Risk Management y no solo del Supply Chain Management.

Es importante resaltar que si bien hay riesgos que se pueden evitar y otros que no, lo que sí es posible hacer es que el tiempo que le tome a una empresa recuperarse de la contingencia sea el menor posible.

Recomendaciones para elaborar un plan de contingencia

Para finalizar, estas son algunas de las recomendaciones a tomar en cuenta al momento de elaborar un plan de contingencia para la cadena de suministros de una empresa.

1. Mapee su cadena de suministros de inicio a fin. Es importante conocer de dónde vienen sus materias primas, que rutas de transporte se utilizan, que contingencias de abastecimiento tienen sus proveedores, etc.

2. Manténgase alerta. Lea las noticias, anticipe los eventos potenciales geopolíticos o climáticos. Esté atento a los posibles problemas sociales o climáticos que se presenten en el mundo.

3. Identifique una lista de posibles riesgos según el tipo de abastecimiento, operación y demanda. Cada riesgo deberá ser evaluado analizando la probabilidad de ocurrencia, así como el impacto que tendría en la empresa en caso de que se dé. Identifique que opciones tiene disponibles para mitigar el riesgo para así evitarlo o regresar al estado original en el menor plazo posible.

4. Incluya a sus proveedores en el plan. Desarrolle un conjunto de estrategias y acciones a realizar durante la emergencia.

5. Tenga alternativas seguras de transportes, es decir, proveedores aprobados para abastecer sus productos. Recuerde que puede ser más caro no tenerlo, que tenerlo más caro.

6. Audite a sus proveedores para verificar que tengan actualizados sus planes de contingencia.

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